Im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit ist das Schreiben einer Rechnung wohl mit die beste Aufgabe. Nicht, dass der reine Vorgang besonders interessant wäre. Auch das Geld erwirtschaftet wurde, ist nicht zwingend der wichtigste Faktor. Viel besser: Es ist die Bestätigung für das eigene Angebot als Selbstständiger. Erfolgreich ist man erst dann, wenn andere Menschen bereit sind Geld für die eigenen Produkte und Dienstleistungen zu zahlen. Um jedoch das Verfassen einer professionellen Rechnung zu erleichtern, bieten wir unsere kostenlose Rechnungsvorlage an. Außerdem informieren rund um das Thema Rechnungen schreiben.
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Unsere kostenlose Rechnungsvorlage kann über die folgenden Links heruntergeladen werden:
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Rechnungen schreiben
Das Schreiben einer Rechnung ist kein Hexenwerk. Der allgemeine Aufbau dürfte ohnehin bekannt sein. Vermutlich fast jeder Mensch bekommt früher oder später im Leben Rechnungen. Die begegnen uns in vielen Gestalten: sei es die Telefonrechnung, die Stromrechnung oder der Beleg beim Kauf eines Autos. Die Liste mit Beispielen ist quasi beliebig lang.
Wenn Sie diese selbst schreiben, gibt es einen weitestgehend vorgegebenen Aufbau. Dieser wird durch DIN-Norm DIN 5008 definiert. Abstände, die verkürzte Absenderadresse über der Empfängeradresse und Inhalte wie Betreffzeile und ähnliches werden genau festgelegt. Hinzu kommen auch noch Pflichtinformationen, die in einer Rechnung aufgeführt werden müssen. Unsere Rechnungsvorlage berücksichtigt dies bereits.
Pflichtangaben einer Rechnung
Es gibt neben der äußeren Form, die abgesehen von Feinheiten vorgegeben ist, auch verschiedene Vorgaben rund um die anzugebenden Inhalte. Diese Pflichtangaben sind gemäß UStG folgende und in unserem Rechnungsmuster bereits hinterlegt. Achten Sie also beim Editieren der Vorlage genau darauf, die Angaben nicht versehentlich zu entfernen.
An erster Stelle ist natürlich der Rechnungsempfänger sowie das leistende Unternehmen zu nennen. Wie ein andere Geschäftsbrief hat auch eine Rechnung einen Absender und einen Empfänger.
Die steuerrechtliche Identifikation der Firma die eine Rechnung ausstellt, erfolgt über die Steuernummer oder UStID (Umsatzsteueridentifikationsnummer).
Ein weiterer wichtiger Punkt, der häufig zu Fehlern führt: Es muss ein Rechnungsdatum enthalten sein. Gleichzeitig ist auch der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistungserbringung anzugeben. Es gibt auch Ausführungen ohne gesondertes Lieferdatum bzw. Leistungsdatum. Allerdings muss hier ein Vermerk darauf hinweisen, dass jenes mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Zur eindeutigen Identifikation einer Rechnung ist eine Rechnungsnummer erforderlich. Die muss im Geschäftsjahr eindeutig sein. Eine Möglichkeit wäre bspw. eine Kombination aus Jahreszahl und fortlaufender Nummer.
Der Rechnungsbetrag muss über einzelne Rechnungspositionen aufgeschlüsselt werden. Dabei wird die gelieferte Menge bzw. der geleistete Aufwand angegeben. Jede Rechnungsposition muss zudem mit Preisen versehen werden, sodass die Gesamtsumme transparent gemacht wird. Das gilt auch, wenn nur eine einzelne Rechnungsposition vorhanden ist.
Die Gesamtsumme muss zusätzlich inkl. der Steuern und des zu berechnenden Steuersatzes dargestellt werden. Wenn die Regelegung für Kleinunternehmer greift, muss darauf entsprechend hingewiesen werden. Wie diese Informationen sinnvoll verpackt werden können, zeigt unsere Rechnungsvorlage exemplarisch.
Elektronische Rechnungen
In der Vergangenheit wurde innerhalb Deutschlands das Thema „elektronische Rechnung“ noch sehr stiefmütterlich behandelt. Es musste über eine Signatur die Authentizität der Herkunft gewährleistet werden. Außerdem sollte gleichzeitig erreicht werden, dass der Inhalt unversehrt war (die „Integrität“ gewährleistet). Das wurde jedoch 2011 endlich vereinfacht. Im Fokus stehen nun, wie bei einer Papierrechnung, die Inhalte selbst.
Der Bitkom Verband hat ein tolles Merkblatt zu elektronischen Rechnungen vorbereitet, dass unter folgendem Link erreichbar ist: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen vom Bitkom Verband.
Rechnungsnummern: Nicht zwingend fortlaufend
Bei der Rechnungsnummer kam es in der Vergangenheit immer wieder zu Verwirrungen. Geht man von einer fortlaufenden Nummer aus, besteht die Gefahr, dass Konkurrenten Testbestellungen tätigen. So könnten sie mittels der fortlaufenden Rechnungsnummer die Auftragslage der Mitbewerber kontrollieren. Doch Achtung: die Rechnungsnummer ist nicht zwingend lückenlos. Es kann auch ein Muster bei der Vergabe gewählt werden und bspw. immer 10 addiert werden (Bspw. Rechnungsnummer 1, 11, 21, 31, 41, usw). So muss man der Konkurrenz nichts über die Auftragslage preisgeben. Wichtig ist allerdings das gewählte System konsequent zu verfolgen. Sonst wird das Finanzamt hellhörig.
Ansprechende Rechnungen gestalten
Zu bedenken ist bei allen ausgehenden Dokumenten wie einem Geschäftsbrief, einem Angebot, einer Rechnung und sogar einer Mahnung: Sie präsentieren sich darüber der Außenwelt. Darum sollte eine Rechnungsvorlage auch ansprechend gestaltet sein. Wir haben unsere Musterrechnung entsprechend mit Liebe zu, Detail gestaltet.
Rechnungen direkt online erstellen
Wenn nur einzelne Rechnungen erstellt werden müssen, finden Sie bei fastbill.com ein kostenloses Formular, in das alle Daten eingetragen werden können. Eine spannende Alternative für einzelne Rechnungen!