Nebenkostenabrechnung Muster

Nebenkostenabrechnung, 500 Euro Schein und StiftSie finden hier unser Nebenkostenabrechnung Muster und können dies frei herunterladen. Es stehen verschiedene Dateiformate bereit. Die verbreiteten Office-Lösungen werden abgedeckt. Außerdem informieren wir Sie umfassend zu dem Thema Betriebskostenabrechnung.

 

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Die kostenlosen Vorlagen stehen unter den folgenden Links auf Abruf bereit:

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Erlaubte Kosten auf der Abrechnung

Grundsätzlich zahlt der Mieter nur Nebenkosten, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Mit seiner Unterschrift erklärt er sich dazu bereit. Auch die umzulegenden Kosten müssen alle einzeln aufgeführt werden. Es genügt nicht, lediglich allgemein entstehende Kosten zu erwähnen. Allerdings darf dazu auch auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verwiesen werden. Im Detail findet sich im §2 der BetrKV eine genau Liste mit erlaubten Neben- und Betriebskosten.

Insgesamt handelt es sich um eine ganze Reihe verschiedener Kostenpunkte. Elementarer Bestandteil und mit das wichtigste: Wasserversorgung und zusätzlich die Entwässerung, also Abwasser.

Ebenfalls ein erlaubte Kostenfaktor bei der Berechnung der Betriebskosten ist die anteilige Umlage von Heizkosten inklusive der möglicherweise notwendigen Abgasanlage. Gerade bei Heizungsanlagen entstehen durchaus verschiedene Kosten, viel mehr als ein Verbraucher zunächst erwartet. Zum einen ist Brennstoff notwendig, also häufig Öl oder Gas. Aber die Heizung verbraucht auch Strom, muss bedient und gepflegt werden. Hinzu kommen regelmäßige Wartung und Reinigung  und weitere Tätigkeiten zur Instandhaltung.

Häufig ist die Warmwasserversorgung mit der Heizung gekoppelt. Viele der Instandhaltungskosten fallen also ohnehin an. Es gibt aber auch Szenarien, bei denen Warmwasser vor-Ort zentral aufbereitet wird. Hier werden dann gesonderte Kosten in Rechnung gestellt.

Für den Betrieb einer Heizung, ggf. sogar vorhandener Kaminöfen, ist noch weiterer Service nötig. Es muss eine regelmäßige Schornsteinreinigung gewährleistet sein. Die verursacht ebenfalls Kosten, welche auch in der Abrechnung einfließen dürfen.

Gerade in größeren Häusern ist es üblich einen Fahrstuhl bereitzustellen. Der ist allerdings auch keine Gratisleistung. Auch hier müssen die Mieter gemeinsam zahlen. Es entstehen in erster Linie Betriebskosten für Strom sowie die Instandhaltungskosten für die dienstleistende Firma. Regelmäßige Wartung ist gerade bei Personenaufzügen extrem wichtig.

Weiterer Punkt sind die Kosten für die Müllabfuhr und die Straßenreinigung. Die muss jeder Hausbesitzer tragen. Es ist aber legal die Kosten auf die Mieter umzulegen. Genau dies geschieht in der Regel in der Nebenkostenabrechnung auch.

Gleiches gilt auch für die Gebäudereinigung sowie den Betrieb und die Pflege der Wohnanlage. Dazu gehört auch die Gartenpflege, Betrieb einer Außenbeleuchtung und Ausleuchtung von gemeinsam genutzten Flächen wie Flur, Treppen, Kellerräume, Dachboden oder Waschküchen.

Gerade zur Absicherung gegen Schäden durch Unwetter, Sturm- und Wasserschäden sind Versicherungen notwendig. Gleiches gilt für mögliche Feuer im Haus. Die können sehr schnell einen sehr hohen Schaden erzeugen. Dagegen kann sich der Hausbesitzer versichern, was er in aller Regel auch tut. Die Kosten für die Versicherung werden anteilig in den Betriebskosten angerechnet.

In größeren Anwesen gibt es häufig sogar Hausmeister, auch Hauswart genannt. Dieser übernimmt diverse Arbeiten rund um die Wohnanlage. Die Kosten für Gehalt und und die Sozialbeiträge werden als Betriebskosten auf die Mieter umgelegt.

Es gibt noch weitere Kostenpunkte, die aber aufgrund der eher geringen Anteile vergleichsweise klein ausfallen. Dazu zählen unter anderem eine zentrale Satellitenanlage, möglicherweise ein Breitbandanschluss oder auch eine gemeinsame Waschküche.

Der Verteilschlüssel für die Umlage

Neben den einzelnen Kostenpunkten in der Abrechnung ist die Frage der Verteilung maßgeblich interessant. Wie wird berechnet wie viel jeder Mieter zu zahlen hat?

Es gibt diverse zugelassene Modelle zur Berechnung der anteiligen Kosten. Dieser sogenannte Schlüssel ergibt einen Faktor, der den Prozentanteil an den Gesamtkosten ergibt. In der Praxis sind drei Verfahren zur Bestimmung der Nebenkosten besonders häufig im Einsatz. An erster Stelle ist die Berechnung nach der gemieteten Wohnfläche zu nennen. Sie ist besonders einfach, da die gemietete Anzahl der Quadratmeter bereits Grundlage eines Mietvertrages ist. Sie ist aber ebenso ungenau. Hier wird pauschal von gleichen oder ähnlichen Gewohnheiten ausgegangen. Es berücksichtig nicht, wenn jemand mit offenem Fenster durchheizt, jeden Tag zweimal duscht oder generell einfach mehr Menschen in einer Wohnung leben.

Zumindest das letzte Problem kann behoben werden, wenn die Anzahl der Personen im Haushalt in die Berechnung mit einfließt. Hier wird ein einzelner Mieter mit durchschnittlichem Verbrauch nicht einer vierköpfigen Familie gleichgestellt, die auf vergleichbarem Wohnraum lebt. Ein solches Szenario ist durchaus realistisch. Aber auch hier gibt es einige Nachteile. Es muss die tatsächliche Personenzahl einfließen, nicht jene die melderechtlich erfasst werden. Der Vermieter muss dies also kontrollieren. In größeren Wohnanlagen nicht umsetzbar.

Die beste Lösung muss von Beginn an mit eingeplant werden. In heutigen Immobilien, die zur Vermietung gebaut werden, ist das aber in der Regel der Fall: Die Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch. Das ist zumindest bei Kostenpunkten wie Wasser und Heizkosten möglich. So werden sparsamere Mieter belohnt. Alle Mieter die hier weniger sinnvoll mit Ressourcen umgehen, werden stärker belastet. Ein durchaus faires Prinzip.

Frist für die Zustellung einer Abrechnung

Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten wird üblicherweise mit dem Kalenderjahr parallel geschaltet. Die Frist für die Abrechnung des vorherigen Zeitraums beträgt 12 Monate. Daraus ergibt sich, dass die Abrechnung für den Verbrauch im Jahr 2016 bspw. dem Mieter bis zum 31.12.2017 vorliegen müsste. Der Zeitraum endet am 31.12.2016. Zuzüglich der 12 Monate ergibt sich das genannte Datum.

Am Ende ist dies nur aus Vermietersicht ungünstig. Er kann keine Nachforderungen mehr stellen. Kommt die Betriebskostenabrechnung verspätet an, darf der Mieter die Nachzahlung verweigern. Ob er dies in der Realität wirklich tun muss, steht auf einem anderen Blatt. Auf der anderen Seite hat der Mieter auch bei nicht fristgerechter Abrechnung weiterhin Anspruch auf mögliches Guthaben, dass durch zu hohe monatliche Abgaben angespart wurde. Eine Rückzahlung muss also in jedem Fall erfolgen.

Zahlungsfristen für Mieter und Vermieter

Die Zahlungsfristen liegen für Mieter bei 30 Tagen nach Fälligkeit bzw. Zustellung der Nebenkostenabrechnung. Der Vermieter darf nach Fälligkeit auch von einer möglicherweise eingeräumten Einzugsermächtigung gebrauch machen. Eine vorherige Ankündigung der bevorstehenden Belastung ist aber aufgrund der bestehenden Treuepflicht notwendig.

Überprüfen einer Nebenkostenabrechnung

Eine Nebenkostenabrechnung detailiert zu überprüfen ist nicht unbedingt einfach. Eine erste grobe Prüfung vorab kann selbst vorgenommen werden. Dazu gibt es auf nebenkostenabrechnung.com eine Checkliste. Die umfasst 14 Punkte, auf die unbedingt zu achten ist.

Wer ganz sicher sein möchte, muss die Abrechnung durch einen Anwalt prüfen lassen. Das kann sich durchaus lohnen, da gerade die Betriebskostenabrechnung häufig Fehler enthält.

Widerspruch gegen eine Betriebskostenabrechnung

Sollten sich bei der Prüfung Ungereimtheiten ergeben, ist der Empfänger der Abrechnung berichtigt diese abzulehnen. Sie können Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Dazu stehen gemäß §556 BGB (Abs. 3) bis zu 12 Monate zur Verfügung.

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