Dieser Artikel zeigt, wie Sie als Absender einen Brief beschriften müssen. Im Mittelpunkt der Betrachtung steht dabei die äußere Form, also der Briefumschlag. Immerhin ist der es, der am Ende für die Post lesbar ist. Insgesamt ist es sogar egal ob die Briefe maschinell oder per Hand beschriftet werden. Auch ob ein Umschlag mit Sichtfenster oder ein geschlossener Umschlag verwendet wird, ist nicht relevant. Der äußere Aufbau der Beschriftung ist immer gleich. Grundsätzlich orientiert sich die Beschriftung von Briefen an einem vorgegebenen Muster. Und genau dies stellen wir in diesem Beitrag vor.
Brief beschriften – So geht’s
Einen Brief beschriften ist nicht kompliziert und keine Raketenwissenschaft. Trotzdem sollte man sich an der allgemeinen Vorgehensweise orientieren, da die Transportunternehmen die Adressen an bestimmten Stellen erwarten. Das grundlegende Muster für die Beschriftung eines Briefes sieht wie folgt aus:
Hier sieht man sehr schön die drei wichtigsten Elemente. Oben links steht die Absenderadresse. Der Zusatz „Absender“ oder „Absenderadresse“, wie in der Beispielgrafik angegeben, ist allerdings optional. Es ist kein Fehler diesen Zusatz zu hinterlegen, in unserem Beispiel dient es aber vor allem der Übersicht. In der Regel wählt man die Schriftgröße bei der Absenderadresse etwas kleiner, egal ob Sie mit der Hand oder einem Computer den Brief beschriften.
Wenn Sie einen Brief beschriften, ist alles Unsinn wenn er nicht zugestellt werden kann: Das wohl wichtigste Element ist die Empfängeradresse. Die Adresse des Empfänger wird unten rechts hinterlegt. Wenn Sie den Umschlag gedanklich in vier Teile einteilen, liegt die Empfängeradresse im Viertel „unten rechts“. Dabei wird natürlich noch etwas Abstand zum Rand gewahrt.
Es gibt bei der Platzierung auch eine andere Variante. Diese wird jedoch eher verwendet, wenn Sie mit einem Computer den Brief beschriften und der Empfänger auf dem Dokument im Umschlag hinterlegt wurde. In dem Fall nutzt man Umschläge mit Sichtfenster. Die Empfängeradresse steht dann unten links. Umschläge mit Sichtfenster gibt es jedoch in beiden Ausführungen, sowohl mit Fenster links als auch rechts.
Wenn Sie Geschäftsbriefe schreiben und versenden, darf eine passende Frankierung natürlich nicht vergessen werden. Oben rechts wird die Brief frankiert, mittels Briefmarke oder anderem Verfahren wie bspw. Handyporto.
Aufbau der Adresse
Beim Brief beschriften ist es fast selbstverständlich und geht nahezu automatisch von der Hand. Trotzdem sollte einmal erwähnt werden, in welcher Reihenfolge eine Adresse in Deutschland aufgebaut wird. Dieser Aufbau wird von den Transportunternehmen erwartet:
- optionaler Firmenname
- Name des Empfängers (Person, kann bei Briefen an ein Unternehmen wegfallen)
- Straßenname und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
- Land
mpfängeradresse mit Unternehmen und Person:
Muster GmbH
Max Mustermann
Musterstr. 12
12345 Musterstadt
Ein Brief an eine Person wird wie folgt adressiert:
Max Mustermann
Musterstr. 12
12345 Musterstadt
Brief direkt an ein Unternehmen:
Muster GmbH
Musterstr. 12
12345 Musterstadt
Optional kann vor dem Namen der Person noch ein Abteilungsname genannt werden. Das ist gerade bei größeren Unternehmen sinnvoll.
Versand an ein Postfach?
Wird der Brief nicht auf dem normalen Weg zugestellt, sondern an ein Postfach, müssen Sie das beim Brief beschriften berücksichtigen. Dabei wird in der Linie die Straße ausgetauscht. Vereinzelt haben Postfächer vor-Ort auch eine abweichende Postleitzahl. Das Schema ist aber immer gleich:
Muster GmbH
Postfach 10 64 38
12346 Musterstadt
Neben der Adresse gibt es für den Absender keine weiteren Punkte zu beachten.
An eine Packstation senden
Wenn größere Briefe versendet werden, sowie Bücher oder anderen Warensendungen, können Sie auch an eine Packstation liefern lassen. Sie geben statt der Hausanschrift die Adresse der Packstation inkl. der Postnummer an. Wichtig zu beachten: Sie müssen dafür mit der DHL versenden. Andere Unternehmen beliefern Packstationen nicht.
Die Empfängeradresse einer Packstation sieht wie folgt aus:
Max Mustermann
12345678
Packstation 123
12345 Musterstadt
Die achtstellige Nummer ist die eindeutige Postnummer des Empfängers. Diese können Sie direkt bei ihm erfragen.
Versandtaschen beschriften
Es gibt DIN A4 Umschläge, die nach obigem Schema mit Daten versehen werden. Wenn Sie einen solchen Brief beschriften, können Sie also ebenso vorgehen. Es gibt allerdings auch hier wieder Varianten. Manche Versandtaschen haben an vorgesehenen Stellen ein Sichtfenster, meist oben rechts oder oben links. In dem Fall muss entsprechend die Empfängeradresse dort erscheinen und gut sichtbar sein. Die Absenderadresse rutscht dann auf die jeweils andere Seite oder sogar unten auf der gegenüberliegenden Seite.
Versand ins Ausland
Beim Versand von Sendungen in das Ausland gibt es einiges zu beachten. Ein großer Mythos sind zum Beispiel Hinweise zum Land. Ganz wichtig jedoch: Es werden keine Länderkürzel vor dem Ortsnamen oder der Postleitzahl genannt. Das Zielland wird einfach in der letzten Zeile, unterhalb der Ortsangabe. Im besten Fall geben Sie diesen Namen auf Englisch an:
Max Mustermann
Musterstr. 12
12345 Musterstadt
Belgium
Über den genauen Adressaufbau können Sie sich direkt bei der DHL informieren.