Im geschäftlichen Bereich gibt es verschiedene Arten von Geschäftsbriefen, denen man immer wieder begegnet. Eine kleine Übersicht über die häufigsten Briefarten finden Sie in diesem Artikel.
Werbebriefe
Die Hohe Kunst des Verkaufens ist das Direktmarketing. Dazu braucht es Fachleute. In der Regel schreiben Sie selbst keine direkten Werbetexte, sondern beauftragen einen Copywriter.
Neben den üblichen Anforderungen zu Rechtschreibung ist kreativer und taktischer Umgang mit dem Text notwendig. Es werden gezielt „Trigger“ eingesetzt, um die menschliche Psyche zum Kauf anzuregen. Man spricht dabei von der Verführung des Kunden.
Anfragen
Eine häufig vorkommende Form des Geschäftsbrief, ist die Anfrage. Dies ist eine unverbindliche Anfrage an andere Unternehmen. Angefragt wird häufig allgemeines Informationsmaterial, Kataloge und Produktlisten, Preislisten für Händler oder auch spezifische Angebote. Wichtig ist, eine Anfrage ist stets zunächst einmal unverbindlich. Inhaltlich sollte man immer darauf achten möglichst alle Daten, die der Empfänger zur Bearbeitung der Anfrage benötigt, mit in die Anfrage zu schreiben. So kann schneller eine qualifizierte Antwort folgen.
Angebote
Schreibt ein Gewerbetreibender ein Angebot, ist dies eine Willenserklärung bestimmte Waren, Warenmengen oder Dienstleistungen zu den angegebenen Konditionen zu liefern. Ein Angebotsschreiben ist häufig der zweite Schritt bei der Kommunikation mit Kunden. In den häufigsten Fällen geht einem Angebot eine Anfrage, egal ob schriftlich oder mündlich, voraus. Das Angebot beantwortet dann genau diese Anfrage eines Kunden, der sich meist einen Überblick zu finanziellen Aufwänden verschaffen möchte. Im Idealfall folgt dann im dritten Schritt der Auftrag/die Bestellung im Bezug auf das Angebot.
Auftrag
Ein Auftrag oder eine Bestellung bezieht sich in aller Regel auf ein Angebot von Waren oder Dienstleistungen. Hierbei spielt es keine Rolle ob es sich um ein individuelles oder allgemeines Angebot eines Unternehmens handelt. Rechtlich betrachtet ist ein Auftrag eine
Willenserklärung eines Käufers. Dieser erklärt damit Ware oder Dienstleistung zu den vorab im Angebot vereinbarten Konditionen zu kaufen. Werden Waren eingekauft, spricht man von einer Bestellung. Werden hingegen Dienstleistungen eingekauft, so nennt man dies einen Auftrag.
Auftragsbestätigung
Als Auftragsbestätigung bezeichnet man den vierten Schritt in der geschäftlichen Korrespondenz. Eine Auftragsbestätigung versendet der Lieferant um eine Bestellannahme seines Kunden zu bestätigen. Dienstleister die als Auftragnehmer auftreten, versenden eine Auftragsbestätigung an den Auftraggeber. In der Praxis folgt eine Auftragsbestätigung in der geschäftlichen Kommunikation auf einen Auftrag.
Rechnung
Eine Rechnung bestätigt den korrekten Ablauf eines zuvor vereinbarten Kaufvertrags. Dabei wird eine Ware oder Dienstleistung zu den vorab vereinbarten Konditionen in Rechnung gestellt. Neben dieser rein informativen Funktion dient eine Rechnung jedoch auch als Beweis für die Buchhaltung und Steuererklärung. Mit der Hilfe von Rechnungen werden Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens belegt. Verläuft der Auftrag ohne Probleme, sprich die Rechnung wird bezahlt, markiert die Rechnung den letzten Schritt bei einer Geschäftsbeziehung.
Mahnung
Wird eine Rechnung nicht beglichen, stellt eine Mahnung die Zahlungsaufforderung an den Schuldner dar. Dieser wird damit auf offene Forderungen hingewiesen zur Zahlung aufgefordert. Eine Mahnung erfolgt zur besseren Beweisführung immer in schriftlicher Form. Speziell die erster Mahnung, die der Gläubiger versendet, wird umgangssprachlich auch häufig Zahlungserinnerung genannt.
Lieferschein
Auch der Lieferschein ist eine spezielle Form des Geschäftsbriefes. Er erfüllt in vielerlei Hinsicht die Ansprüche an Geschäftsbriefe und muss die notwendigen Pflichtangaben enthalten. Größter Unterschied zu vielen anderen Briefarten ist der Inhalt. In der Regel wird hier nicht mit Prosa gearbeitet. Meist handelt es sich um eine Aufzählung oder Aufstellung von gelieferter Ware. Eine Tabelle ist das deutlich übersichtlichere Instrument.