Geschäftsbrief Aufbau

Geschäftsbriefe sind für viele Angelegenheiten notwendig. Ob es sich um eine Forderung, eine Anfrage, eine Entschuldigung oder etwas anderes handelt, macht lediglich in der Formulierung des Textes einen Unterschied. Für den Geschäftsbrief Aufbau gibt es die DIN 5008, durch die sich der Geschäftsbrief gegenüber der privaten Korrespondenz unterscheidet. Der Geschäftsbrief Aufbau berücksichtigt alle wichtigen Inhalte des Schreibens. Nach der DIN 5008 enthält ein Schreiben nach dem Geschäftsbrief Aufbau den Firmenbriefkopf sowie das Logo des Unternehmens am Kopf des Briefes und auf dem Ende der Seite die Geschäftsangaben.

Zu den Geschäftsangaben gehören neben dem Sitz des Unternehmens mit der kompletten Anschrift, weitere Kontaktdaten wie die Telefon- und Faxnummer, eine E-Mail-Adresse und die Bankverbindung. Handelt es sich um eine Rechnung, sind die Steuer-Nummer beziehungsweise die Umsatzsteuer-Ident-Nummer in den Geschäftsangaben enthalten.

Für Kapitalgesellschaften gibt es weitere Angaben, die in der Fußzeile enthalten sind. Der Firmenname muss identisch sein mit dem Wortlaut, der im Handelsregister eingetragen ist. Dazu müssen die Rechtsform und der Gesellschaftssitz angegeben werden. Mit dazu gehören das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer. Gibt es einen Aufsichtsrat im Unternehmen, müssen vom Aufsichtsratsvorsitzenden der Familienname und mindestens ein Vorname angegeben werden. Bei der GmbH ist der Name vom Vorsitzenden und allen Mitgliedern des Vorstands oder der Geschäftsführer anzugeben.

Geschäftsbrief Aufbau im Gegensatz zu privaten Briefen

Der Geschäftsbrief Aufbau sieht im Gegensatz zum privaten Brief vor, dass Geschäftsangaben oder gesellschaftsrechtliche Angaben gemacht werden. Gestaltet man einen privaten Brief ähnlich dem Geschäftsbrief Aufbau, kann man einen Briefkopf mit einem Logo verwenden. Im privaten Bereich ist das allerdings kein Muss. Was beim Geschäftsbrief Aufbau nicht anders ist als bei der privaten Korrespondenz, ist, dass das Adressfeld an der richtigen Stelle sein muss.

Dazu muss die korrekte Zeilenanzahl eingehalten werden. In der privaten Korrespondenz ist es nicht nötig den Namen, von dem der unterschreibt, maschinenschriftlich zu wiederholen. Die Unterschrift sollte aber ähnlich dem Geschäftsbrief mit Vor- und Familiennamen unterzeichnet werden. Ebenfalls analog zum Geschäftsbrief Aufbau sollten in der privaten Korrespondenz die Anlagen angegeben werden. Und zu guter Letzt ist in der privaten Korrespondenz wie im Geschäftsbrief der Aufbau wichtig, den Inhalt zusammenzufassen und in übersichtliche und gut verständliche Abschnitte zu gliedern.

Auf was muss man achten?

Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens. Sie sollten also bereits auf den ersten Blick professionell wirken und einen guten Eindruck hinterlassen. Daher sollte jedes Unternehmen, das einen guten Eindruck machen möchte, anstreben einen Geschäftsbrief Aufbau nach DIN 5008 zu nutzen. Dass neben der Form auf korrekte Satzzeichen und Rechtschreibung geachtet werden muss, sollte selbstverständlich sein. Der Umgangston ist immer höflich zu wählen, selbst wenn es sich um einen Beschwerdegeschäftsbrief handelt. Egal welchen Text der Brief enthält, auch Forderungen sollten immer in einem freundlichen und sachlichen Ton formuliert sein. Sollte der Geschäftsbrief mit zwei Unterschriften versehen werden, dann muss der Unterzeichnende mit der höheren Position an der ersten Stelle stehen. Im Geschäftsbrief ist unter Unterschrift maschinell der Vor- und Familienname, wenn ein Titel vorhanden ist, auch dieser und die korrekte Position im Unternehmen anzugeben. Unterschreiben zwei Personen, gilt das natürlich für beide Unterzeichnende.