Auftragsbestätigung Muster

Auftragsbestätigung MusterUnser Auftragsbestätigung Muster kann auf dieser Seite kostenlos, ohne Registrierung oder Angabe einer E-Mailadresse, heruntergeladen werden. Unterstützt werden die gängigsten Office Pakete der verschiedenen Plattformen.

Dies sind Apple Pages, OpenOffice bzw. LibreOffice sowie Microsoft Word. Die Dokumente sind zudem auch mit Google Documents kompatibel und können komfortabel in der Cloud gespeichert und bearbeitet werden.

Auftragsbestätigung Muster herunterladen

Bis zur eigenen Auftragsbestätigung sind es nur noch wenige Augenblicke. Melden Sie sich einfach zu unserem Newsletter an. Sie erhalten dann den Downloadlink per E-Mail zugeschickt und können das passende Format (Word/OpenOffice/Apple)  auswählen und die richtige Vorlage heruntergeladen.  Der Download startet dann unmittelbar. Sollte es Probleme mit einem Download geben, können Sie uns gerne kontaktieren.

Auftragsbestaetigung




Auftragsbestätigung, was ist das?

 

Über eine Auftragsbestätigung wird durch einen Dienstleister, Lieferanten, Handwerker oder ähnliches, die Erfüllung eines Auftrags zu vorher festgelegten Konditionen bestätigt. In der Regel gilt ein Vertrag als geschlossen, wenn eine Auftragsbestätigung zugestellt wurde. Wird dieser nicht widersprochen, gilt der Auftrag als erteilt. Besonders wichtig ist es, wenn die Details zu einem Auftrag nur mündlich besprochen wurden und ein Auftrag ebenfalls mündlich erteilt wurde. Dies ist theoretisch zwar rechtlich bindend, aber in der Praxis bei einem Streitfall nur schwer zu beweisen.

In vielen Fällen wird heutzutage, vor allem bei etwas umfangreicheren Aufträgen, ohne vorab ein schriftliches Angebot erstellt. Auch hier kann nach der Auftragserteilung eine Auftragsbestätigung zur eigenen Absicherung dienen.

Inhalt der Auftragsbestätigung

Eine Auftragsbestätigung muss grundlegend die rechtlichen Anforderungen an einen Geschäftsbrief erfüllen. Unser Auftragsbestätigung Muster wurde diesbezüglich nach bestem Wissen und Gewissen geprüft.

Das bedeutet, dass der Empfänger klar benannt werden muss. Zudem müssen die Absenderadresse, also die Adresse der eigenen Firma angegeben werden. Je nach Rechtsform müssen des weiteren Angaben zur Firmenbezeichnung oder Rechtsform (z.B. e.K. oder GmbH), das Registergericht und der Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen wurde, enthalten sein. Wenn es sich um eine GmbH handelt, müssen außerdem alle Geschäftsführer mit vollem Namen benannt werden.

Die für die Auftragsbestätigung spezifischen Pflichtangaben sind folgende:

  • Kennzeichnung als „Auftragsbestätigung“ (z.B. in der Betreffzeile)
  • Auftragspositionen mit Einheit sowie Anzahl bzw. Menge
  • Preis und Bezeichnung der einzelnen Positionen
  • die Gesamtsumme des Auftrags
  • Angaben zur MwSt. (nicht im Kleingewerbe!)
  • Datum der Bestellung / der Auftragserteilung
  • Liefertermin(e)
  • abschließende Danksagung für den Auftrag/die Bestellung

 

Bestätigungsschreiben oder Auftragsbestätigung?

Häufig wird in der Praxis dass Bestätigungsschreiben mit einer Auftragsbestätigung verwechselt. Das Bestätigungsschreiben ist nicht die Auftragserteilung eines Kunden, sondern eine gesonderte Bestätigung des Dienstleisters über den geschlossenen Vertrag. Aus dem Bestätigungsschreiben muss eindeutig hervorgehen welche Dienstleistungen der Auftrag umfasst. Der Inhalt darf keine mißverständlichen oder ungenauen Angaben machen. Wenn der Empfänger dem Bestätigungsschreiben nach dem Empfang nicht widerspricht, gelten der Vertrag und das Schreiben als verbindlich.

Einsatzzwecke der Auftragsbestätigung

Unser Auftragsbestätigung Muster wird in der Regel bzw. üblicherweise in folgenden Situationen verwendet:

  • Änderungen gegenüber einer Bestellung oder dem eigentlichen Auftrag (z.B. telefonisch vereinbarte Änderungen)
  • bei Bestellung ohne vorangegangenem Angebot
  • bei mündlichen Angeboten
  • freibleibendem Angebot
  • als Beweis bei telefonisch aufgegebenen Bestellungen (um Missverständnisse auszuschließen)
  • erstmaliger Bestellung als besonderen Dank an den Kunden

Sicher sind dies nicht alle Anwendungsfälle und Szenarien, jedoch jene denen man in der Praxis immer wieder begegnet.

Auftragsbestätigung als Übersicht

Eine wichtige Funktion der Auftragsbestätigung ist die übersichtliche Zusammenfassung der gesamten Details eines Auftrags an zentraler Stelle. Sobald der Kunde den Auftrag erteilt hat sendet der Auftragnehmer eine Auftragsbestätigung. In dieser bestätigt er, das der erteilte Auftrag zu den in der Auftragsbestätigung selbst noch einmal genannten Konditionen umgesetzt wird. So kann der Kunde noch einmal genau prüfen was beauftragt wurde und auch ob der vereinbarte Preis eingehalten wurde. Gerade bei Dienstleistungen wird dies sehr gern genutzt um den finalen Auftrag noch einmal zusammen zu fassen.

Häufig gibt es nach der ersten Anfrage ein oder mehrere Angebote mit jeweils unterschiedlichem Inhalt. Zudem werden in Besprechungen, Meetings und Telefonaten noch verschiedene Szenarien und optionale Erweiterungen diskutiert. Ergebnis kann dann am Ende sein, dass der Kunde manch diskutierten Punkt als Bestandteil des Auftrags ansieht, obwohl er eigentlich nur theoretisch besprochen wurde. Ganz allgemein lässt sich sagen, dass unser Auftragsbestätigung Muster wunderbar genutzt werden kann um Kunden und Auftragnehmer auf ein gleiches Informationslevel zu bringen. Der Kunde hat so die Chance alle Rahmendaten noch einmal zu kontrollieren und frühzeitig einzugreifen.

Eigene Vorlage erstellen

Nach dem Download von unserem Auftragsbestätigung Muster muss natürlich eine personalisierte Version erstellt werden. Wir empfehlen in unser Muster einmalig die eigenen Daten einzutragen. Sobald die Basis steht und nur noch kunden- und auftragsspezifische Daten fehlen, sollte man eine Kopie als Vorlage für zukünftige Auftragsbestätigungen separat abspeichern. Optimal ist es die Datei als schreibgeschützt zu markieren. So speichern Sie nicht aus Versehen doch einmal eine fertige Auftragsbestätigung in der Vorlage. Natürlich ist dies nur eine Idee, die jedoch stark zur Vereinfachung beitragen kann. Ob dabei Aufwand und Nutzen in Waage stehen, kommt jedoch ganz klar auf das Auftragsvolumen von Ihnen an. Als Faustformel gilt: Je öfter Sie eine Auftragsbestätigung versenden, desto mehr lohnt es sich den einmaligen Aufwand zu investieren.