Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Muster Geschäftsbriefe kostenlos herunterladenIn einem Geschäftsbrief muss ein Gewerbetreibender bestimmte Pflichtangaben aufführen. Welche dies sind gibt in Deutschland das Handesgesetz vor. Im Detail sind die anzugebenden Pflichtangaben von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Im folgenden Artikel klären wir auf, welche dies sind. Wichtig daher, alle Geschäftsbriefe auf Vollständigkeit zu kontrollieren. Bei Verstößen kann ein Zwangsgeld festgesetzt werden. Auch hier gilt der Grundsatz: Unwissenheit schützt vor Strafverfolgung nicht.

Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag

Kleingewerbetreibende, also Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), ohne Eintrag in das Handelsregister, sind seit der Ende März 2009 durch dass Mittelstandsentlastungsgesetz Formal an keine gewerberechtliche Regelung gebunden. Allerdings ist zu empfehlen, den bis Ende März 2009 gültigen §15b der Gewerbeordnung als Orientierung für Pflichtangaben anzusehen. Verschiedene Angaben sind nicht zentral geregelt, ergeben sich jedoch auch weiterhin aus anderen gesetzlichen Richtlinien. Vorgeschrieben nach §15b GewO waren:

  • Vor- und Zuname
  • ladungsfähige Anschrift
  • eine Geschäftsbezeichnung ist zu empfehlen

Einzelkaufleute mit Handelsregistereintrag

Laut §37a HGB müssen Einzelkaufleute auf allen Geschäftsbriefen, also auch auf einem Faxen sowie in einer E-Mail, folgende Angaben machen:

  • Name der Firma, genau so wie er im Handelsregister eingetragenen wurde
  • die Rechtsform als Zusatz bzw. die entsprechende Abkürzung (e. K. / e. Kfr.)
  • Ort der Handelsniederlassung (Firmensitz)
  • das Registergericht
  • Nummer unter der die Firma im Handelsregister geführt wird

GmbH und UG

Gemäß §35a des GmbH-Gesetzes muss eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf Geschäftsbriefen jeglicher Form die folgende Angaben machen.

  • Firmenname der Gesellschaft, genau so wie er im Handelsregister eingetragenen wurde
  • die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt)
  • Sitz der Gesellschaft (z. B. Hamburg)
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Hamburg)
  • Nummer unter der die Gesellschaft im Handelsregister geführt wird
  • alle Geschäftsführer (auch Stellvertreter) mit Familien- und Vornamen

OHG und KG

Eine Offene Handelsgesellschaft (oHG) sowie eine Kommanditgesellschaft (KG) müssen gemäß §125a und §177a des HGB die folgenden Angaben in Geschäftsbriefen aufführen:

  • Name der Firma, genau so wie er im Handelsregister eingetragenen wurde
  • Rechtsform der Gesellschaft (oHG oder KG)
  • Sitz der Gesellschaft (z. B. Hamburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Hamburg)
  • Nummer unter der die Gesellschaft im Handelsregister geführt wird

Aktiengesellschaft (AG)

Auch wenn eine Aktiengesellschaft vermutlich eher nicht zur Zielgruppe dieser Webseite gehört, hier der Vollständigkeit halber dennoch eine Übersicht zu den Pflichtangaben. Immerhin begegnet man einer AG in der Praxis relativ häufig. Die Vorgaben werden nicht durch dass Handelsgesetzbuch vorgeschrieben, sondern im Aktiengesetz (AktG) in §80 festgelegt.

  • Name der Firma, genau so wie er im Handelsregister eingetragenen wurde
  • die Rechtsform „Aktiengesellschaft“ oder abgekürzt „AG“
  • Sitz der Gesellschaft (z.B. Hamburg)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht Hamburg)
  • Nummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen wurde
  • alle Vorstandsmitglieder mit  Familien- und ausgeschriebenen Vornamen
  • der Vorstandsvorsitzende ist als solcher zu bezeichnen
  • der Aufsichtsratsvorsitzende Familien- und ausgeschriebenen Vornamen

Es gibt zudem noch weitere Rechtsformen wie die GmbH & Co. KG, AG & Co oder die GmbH & Co. OHG. Dies sind jedoch aus unserer Sicht sehr spezielle Fälle für deren Gründung man sich sehr explizit entscheidet. Entscheidungsträger wissen daher ohnehin welche Angaben in Geschäftsbriefen enthalten sein müssen.