Wir bieten einen kostenlosen Personalfragebogen zum Download an. Dieser kann als Muster beziehungsweise Vorlage für eigene Fragebögen genutzt werden.
Personalfragebogen
Der Personalbogen kann über das untenstehende Formular angefordert werden. Einfach E-Mail-Adresse eingeben und zum Newsletter anmelden. Er steht in verschiedenen Formaten zur Verfügung, sodass die Muster eine große Anzahl verschiedener Plattformen und Office Umgebungen unterstützten. Unterstützt werden Microsoft Office (Word), LibreOffice, OpenOffice und Apple Pages.
Fragebogen für Minijobs
Wir bieten eine zweite Variante an. Wenn Sie für Mitarbeiter auf 450 Euro Basis eine Lösung suchen, kann die folgende Vorlage evt. noch zielgerichteter sein:
Hinweise zur Haftung: Wir übernehmen keine Haftung für angebotene Dokumente. Die Verwendung erfolgt vollständig auf eigene Gefahr. Wir bitten dafür um Verständnis, dass nur so dieses Angebot möglich ist. Siehe auch die Erläuterungen auf unserer Startseite.
Personalbogen, was ist das?
Ein Personalfragebogen macht es den Mitarbeitern der Human Resources und Personalbüros einfacher, Daten eines neuen Mitarbeiters zu erfassen. Er fragt alle für die initiale Erfassung relevanten Daten in einer standardisierten Art und Weise ab.
Das spart in mehrfacher Hinsicht Zeit. Zum einen muss beim Mitarbeiter nicht mehrfach nachgefragt werden, wenn später bemerkt wird welche Daten fehlen. Zum anderen erreichen die Daten den Empfänger immer in einer einheitlich aufbereiteten Form. So ist vollkommen klar an welcher Stelle Daten zu entnehmen sind. Es muss nichts mehr interpretiert werden. Daraus ergeben sich auch Vorteile wenn neue Mitarbeiter in der Personalabteilung eingearbeitet werden. Durch die standardisierte Vorlage, welche sehr einfach dokumentiert werden kann, können sich neue Arbeitskräfte sehr schnell zurecht finden.
Abgefragte Daten
Welche Daten sollte ein Personalfragebogen vom neuen Mitarbeiter abfragen? Die Frage ist nicht pauschal zu beantworten, da jedes Unternehmen andere Anforderungen stellt. Es gibt jedoch meist eine Schnittmenge bei der Grundmenge. Genau die ist in unserer Vorlage enthalten.
Im Muster werden Daten wie der Name, die Anschrift, Geburtsdatum und ähnliches abgefragt. Wichtig sind zudem Angaben wie eine Telefonnummer und/oder E-Mailadresse. Immerhin sollte man in der Lage sein den Mitarbeiter im Notfall einmal privat erreichen zu können.
Darüber hinaus ist auch eine Bankverbindung wichtig, um Gehalt zahlen zu können. Für die Anmeldung des Mitarbeiters wird ebenfalls eine Krankenkasse benötigt. Gibt es Kinder und einen eingetragenen Kinderfreibetrag? All dies ist zur steuerrechtlichen Erfassung interessant.
Inspiration für mehr
UnserPersonalfragebogen Muster ist, wie der Name bereits nahe legt, eine Vorlage. Sie funktioniert einwandfrei und erfragt die Basisdaten einer Person zuverlässig. Je nach Betrieb und Branche können jedoch weitere Standardangaben immer wieder notwendig sein. Wir empfehlen in dem Fall, einfach das Muster zu erweitern und nur als Grundlage zu verwenden. Wir freuen uns auch wenn wir nur den Grundstein legen konnten oder Inspiration geboten haben.
Fragebogen anpassen
Nach erfolgreichem Download muss das Muster angepasst werden. Enthalten ist eine Abfrage von den Basisdaten einer Person. Dazu gehören die Anschrift, der Name und Geburtsname und ähnliches. Zudem wichtig sind Kontaktdaten, die Bankverbindung um Gehalt bezahlen zu können und Hinweise zu Kindern und der Sozialversicherung. Interessant könnte bspw. in einem Restaurant die Konfektionsgröße sein, damit passende Arbeitskleidung besorgt werden kann. Wir können jedoch nicht jede Eigenheit verschiedener Berufe abbilden, sondern bieten in unserem Personalfragebogen Muster eine Schnittmenge aus unterschiedlichen Bereichen an.
Wenn von einem neuen Mitarbeiter ohnehin darüber hinaus weitere Daten erfasst werden müssen, sollte das Muster angepasst werden. So kann es nach einmaliger Arbeit immer wieder als perfekte Vorlage dienen, die ausgedruckt einfach an Angestellte herausgegeben werden kann. Lediglich bei der PDF Version ist dies nicht ohne weiteres möglich. Um diese nachhaltig zu verändern benötigt man spezielle Software. Mit einem einfachen Programm zum öffnen von PDF Dokumenten kann man die Veränderungen nicht vornehmen und nicht speichern.
Den fertigen Bogen ausfüllen
Das Dokument kann direkt an Mitarbeiter und Angestellte herausgegeben werden. Die hinterlegten Platzhalter für Angaben sowie deren Beschreibung sind selbsterklärend, oder sollten es zumindest sein. Wird unser Muster erweitert sollte darauf unbedingt geachtet werden. Mit geschickter und simpler Formulierung kann man sich an der Stelle mittel- und langfristig Arbeit ersparen.
In der Tat ist unsere Vorlage nicht nur bei größeren Unternehmen gefragt. Es ist auch sehr gut geeignet um in kleineren Betrieben von neuen Mitarbeitern alle wichtigen Daten „in einem Rutsch“ zu erfassen. Das erspart spätere Nachfragen bei den Formalitäten wie der Anmeldung beim Steuerberater, Versicherungen, Erstellung von Accounts und ähnlichem.
Alternativ kann der Fragebogen auch einfach als Gedächtnisstütze dienen. Wenn ein Mitarbeiter neu in ihr Unternehmen einsteigt und dann zur Erfassung in die Human Resources bzw. Personalabteilung muss, kann der jeweilige Angestellte dort auch alle Fragen mit dem neuen Kollegen durchgehen. Das ist natürlich noch praktischer, da in dem Fall alle Daten direkt elektronisch erfasst werden können. So können diese auch direkt an der Stelle gespeichert werden, an der sie ohnehin benötigt werden.
Es gibt Grenzen
Eigentlich sollte dies vollkommen logisch sein. Doch es gibt immer wieder Personalverantwortliche die weit über das Ziel hinaus schießen. Es gibt bei den Fragen zur Person Grenzen. So geht es niemanden etwas an welche Krankheitsbilder der Mitarbeiter aufweist. Ausnahmen sind hier vielleicht Angaben zu einer Allergie wenn dies im Arbeitsumfeld und der ausgeübten Tätigkeit eine Rolle spielen könnte. Das ist nicht nur ethisch fragwürdig. Es kann auch rechtliche Konsequenzen haben! Ein toller Artikel zu dem Thema: Personalfragebogen – Entscheidungshilfe oder Rechtsfalle?
Pflichtangaben im Personalbogen?
Es gibt in unserer Personalbogen Vorlage einige Angaben, die vorgegeben sind. Die sind keinesfalls als Pflichtangaben zu verstehen. Wir versuchen lediglich eine Schnittmenge der häufig benötigten Daten abzubilden und somit eine möglichst solide Basis anzubieten. Die können Sie jedoch herzlich gerne verändern, speziell wenn die Daten nur intern weitergereicht und weiterverwendet werden.
Anders sieht es aus, wenn die Personalbögen genutzt werden, um sie direkt weiterzugeben. Das könnte zum Beispiel bei sogenannten Minijobs der Fall sein. Wird die Vorlage genutzt um geringfügig Beschäftigte anzumelden, gibt es verschiedene Mindestangaben. Die gilt es bei der zuständige Behörde zu erfragen.
Personalbogen ständig erweitern
Wie gesagt sehen wir unsere Dokumente nicht als den „heiligen Gral der Datenerfassung“. Es ist viel mehr eine Schnittmenge, die für möglichst viele verschiedene Branchen und Berufe sinnvoll ist. Es ist also durchaus sinnvoll oder möglich, dass Sie den Fragebogen noch erweitern bzw. anpassen möchten. Dennoch spart unsere Vorlage eine Menge Zeit, da nicht alles von Grund auf neu angelegt werden muss. Wir stellen die Torte, Sie verfeinern sie mit entsprechender Dekoration. Schon kann es losgehen.
Was genau fehlen könnte, ist natürlich davon abhängig was im Betrieb notwendig ist. In der Regel wird ein solcher Fragebogen ständig gepflegt und erweitert. Spätestens wenn ein weiterer Mitarbeiter eingestellt wird, ergeben sich mögliche Fragen oder fehlende Daten. Genau diese Punkte gilt es dann im Fragebogen abzudecken. Vielleicht wurde in der Zwischenzeit ein neues Kommunikationsmedium eingeführt? Fragen Sie nach einer Kontaktadresse! Eventuell benötigen Sie für neu eingeführte Firmenkleidung die Konfektionsgröße? Auch dies gehört in die angepasste Variante.
Personalfragebogen vs. Bewerbungsunterlagen
Macht ein Personalfragebogen Sinn? Das wird oft in Frage gestellt. Immerhin gibt es ja Bewerbungsunterlagen. Die Argumente dagegen sehen die meisten Daten in der Bewerbung. Es müsse also ja nicht zwingend alles noch einmal abgefragt werden. Das ist in verschiedener Hinsicht zu kurz gedacht. Hier eine Erklärung, warum ein standardisierter Personalbogen absolut sinnvoll ist.
Der vorgefertigte Personalbogen wird vom Mitarbeiter ausgefüllt. Das dauert nicht lange. Ggf. muss er sogar selbst noch einige Daten recherchieren, wie bspw. die Sozialversicherungsnummer oder ähnliches. Der große Vorteil ist dann bereits erreicht. Dadurch das die Daten zentral in einem einzigen Dokument zusammengeführt werden, spart dies später Personalabteilungen viel Sucharbeit. Bewerbungsunterlagen sind unterschiedlich aufgebaut und formatiert. Außerdem erfasst auch nicht jeder die gleichen Daten. Mal fehlt eine E-Mailadresse, der andere Bewerber hat vielleicht keine Telefonnummer angegeben. Es folgen also doch zudem meist wieder Rückfragen. Darüber hinaus werden Daten wie eine Kontoverbindung usw. nicht in den Bewerbunterlagen aufgenommen.