Wenn Sie Leistungen oder Produkte in den englischsprachigen Ausland liefern, stellen Sie auch die Rechnung auf Englisch aus. Mit einem deutschen Dokument kann Ihr Kunde nicht viel Anfangen. Damit er trotzdem nachvollziehen was in Rechnung gestellt wird, muss die Rechnung übersetzt werden (im optimalen Fall: in die Landessprache). Unser Musterdokument – Rechnung Englisch – ist eine Rechnung auf Englisch (invoice) steht zum kostenlosen Download bereit. Die optimale als Vorlage für eigene Ausgangsrechnungen.
Rechnung Englisch: Download
Die angebotene Vorlage mit dem Arbeitstitel „Rechnung Englisch“ steht für gängige Office Anwendungen bereit. Der Download ist kostenlosLediglich die Anmeldung zu unserem Newsletter ist erforderlich. Einfach den Downloadlink per E-Mail anfordern:
Rechnungen auf Englisch
Eine Rechnung, die an ein Unternehmen gestellt wird, das sich im Ausland befindet, hat die Grundinformationen einer regulären innerdeutschen Rechnung zu tragen. Der Firmenstandort ist Deutschland. Also gilt auch die landesübliche Rechtsprechung.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist ebenfalls ein erforderliches Element. Sie muss allerdings nicht lückenlos sein. Es ist legitim hier Sprünge zu machen. Es muss nur ein System erkennbar sein. Sie müssen das Muster zudem für das Finanzamt dokumentieren (bspw. immer +10) oder ähnliches. Jede Nummer darf im Geschäftsjahr allerdings nur einmal vergeben werden.
Die eigene Adresse muss inklusive der Steuernummer oder UStID angegeben werden. Dies ergibt sich meist schon aus der Form einer Rechnung, die in der Regel gemäß der DIN-Norm 5008 gestaltet wird. Auch der Rechnungsempfänger muss mit vollständiger Anschrift darauf hervorgehen.
Die Rechnung selbst besteht aus den einzelnen Rechnungspositionen, die eine genaue Leistungsbeschreibung umfassen. Für jede Position wird einzeln die Summe aufgeführt. Anschließend muss die Gesamtsumme gebildet werden. Je nachdem ob Sie Kleinunternehmer sind oder nicht, muss auch die MwSt. ausgewiesen werden.
Umsatzsteuer auf Rechnungen ins Ausland
Wird eine Rechnung Englisch geschrieben und in ein anderes EU-Land versendet, ist relevant wo die in Rechnung gestellte Leistung erbracht wird. Wird sie in Deutschland oder in dem anderen EU-Land erbracht?
Fall1: Ist die Leistung in Deutschland erbracht worden, ist das rechnungsstellende Unternehmen verpflichtet die Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen.
Fall2: Wird die Leistung im anderen EU-Land erbracht, ist die Umsatzsteuer auf der Rechnung des rechnungsstellenden Unternehmens nicht ausgewiesen.
Stattdessen wird auf der Rechnung in Englisch der Hinweis notwendig, dass der Auftraggeber nach Erhalt der Rechnung die in seinem Land geltenden Richtlinien zu prüfen hat und auf die in Deutschland erbrachte Leistung und daraus resultierende Rechnungssumme zusätzlich noch Umsatzsteuer abzuführen sein kann. Diese Formulierung ist in Form eines eindeutigen Satzes auf der Rechnung des Rechnungsstellers auszuweisen. Der Hinweis kann dabei in der jeweiligen Landessprache des Auftraggeberlandes übersetzt sein.
Englische Sprache als Kundenservice
Rechnungen, die an ein Unternehmen mit ausländischem Sitz gestellt werden, müssen nach deutschen Rechnungsvorschriften nicht in die jeweilige Landessprache, oder ins Englische, übersetzt werden. Es ist ein Entgegenkommen von dem deutschen Unternehmen seinem dem ausländischen Kunden gegenüber. Dennoch lohnt es sich, die Rechnungskorrespondenz in der jeweiligen Landessprache zu führen.
Die Vorlage Rechnung Englisch bietet die Möglichkeit sich nicht selbst mit der Übersetzung der Rechnungsinhalte auseinandersetzen zu müssen und sich abzusichern, dass die übersetzen Formulierungen eindeutig und korrekt sind. Eine Rechnung, in die Landessprache des Auftraggeberlandes zu übersetzen, spricht für den Wunsch klare und eindeutige, sowie für beide Länder verständliche Vertragsbedingungen bereitzustellen und stärkt das Vertrauensgefühl zwischen Unternehmen mit Geschäftssitzen in jeweils unterschiedlichen Ländern.