Das Geschäftsleben wäre so einfach, wenn es die vielen Vorschriften der Finanzbehörde nicht geben würde. Heute besteht eine Rechnung aus verschiedenen Pflichtangaben; fehlt auch nur eine von diesen, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Das gilt für die Rechnungen, welche Unternehmer an ihre Kunden schreiben, aber auch für die Eingangsrechnungen, welche Dienstleister dem Unternehmen zukommen lassen.
Pflichtangaben
Sämtliche Pflichtangaben sind im § 14 UStG aufgelistet. Es sind aktuell neun Pflichtangaben; weitere Angaben sind in Zukunft nicht ausgeschlossen. Bleiben wir beim aktuellen Stand. Die Pflichtangaben sind:
- Die Firmierung mit allen Zusätzen (GmbH, KG, OHG usw.) und die genaue Anschrift des Ausstellers,
- Die Firmierung mit allen Zusätzen (GmbH, KG, OHG usw.) und die genaue Anschrift des Empfängers,
- Datum der Leistung / Lieferung,
- Anzahl, Bezeichnung und Einzelpreis der gelieferten Artikel; bei Dienstleisterrechnungen die Art und Menge der Dienstleistung,
- Haben auf der Rechnung verschiedene Produkte unterschiedliche Umsatz-Steuersätze, sind die Nettobeträge entsprechend den Steuersätzen aufzuschlüsseln,
- Die Steuerbeträge sind ebenfalls, wie die Produkte, aufzuschlüsseln, wenn die Steuersätze nicht identisch sind,
- Datum der Rechnungsausstellung
- Die Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben werden darf
- Die Steuernummer des Ausstellers oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Rechnungen über Kleinbeträge
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag die Summe von 150 Euro nicht überschreiten, finden sich die entsprechenden Regelungen im § 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung. Bei diesen Rechnungen sind weniger Angaben notwendig. Diese sind:
- Die Firmierung mit allen Zusätzen (GmbH, KG, OHG usw.) und die genaue Anschrift des Ausstellers,
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Artikel; bei Dienstleisterrechnungen die Art und Menge der Dienstleistung,
- Der Brutto-Rechnungsbetrag
- Für die Umsatzsteuer genügt der für die Rechnung gültige Steuersatz.
Alle Angaben sind entbehrlich.
Kleinunternehmer
Auch wenn Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, bedeutet dies keine Änderung der Pflichtangaben auf der Rechnung. Das Gegenteil ist der Fall, denn der Kleinunternehmer muss seinen Kunden darauf hinweisen, dass er nach § 14 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit ist. Lieferungen und Dienstleistungen der Kleinunternehmer, die unter den § 19 UStG fallen, sind, im Gegensatz zur landläufigen Meinung, nicht steuerfrei, sondern es wird keine Umsatzsteuer erhoben.
Rechnungsnummer
Das Umsatzsteuergesetz schreibt mit § 14 UStG vor: Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer haben, die mindestens eine Zahlenreihe enthalten muss. Diese Nummer dient zur Identifizierung der Rechnung und darf nur einmal vergeben werden. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass macht zur Rechnungsnummer präzise Angaben. Diese muss fortlaufend sein; eine lückenlose Abfolge der Rechnungsnummern ist nicht zwingend erforderlich.