Wir bieten eine kostenlose Lieferschein Vorlage zum kostenlosen Download an. Die Vorlage steht in verschiedenen Dateiformaten zur Verfügung und kann daher mit einem breiten Spektrum an Office Anwendungen genutzt werden. Jede Version wird optimal auf die jeweilige Plattform abgestimmt.
Lieferschein Vorlage herunterladen
Der Download unserer Vorlage ist vollkommen kostenlos und es ist keine Registrierung notwendig. Die Vorlagen können über die folgende Seite heruntergeladen werden:
Hinweise zur Haftung: Wir übernehmen keine Haftung für angebotene Dokumente. Die Verwendung erfolgt vollständig auf eigene Gefahr. Wir bitten dafür um Verständnis, dass nur so dieses Angebot möglich ist. Siehe auch die Erläuterungen auf unserer Startseite.
Lieferschein anpassen
Wurde ein passendes Lieferschein Muster heruntergeladen, muss dieses natürlich angepasst werden. Dazu ist es notwendig, dass zunächst die eigenen Adressdaten, der Firmenname sowie eventuell ein Firmenlogo ersetzt werden. Beachten Sie dabei, dass die Absenderadresse an drei Stellen im Dokument hinterlegt wurde. Die Adresse steht ganz oben rechts in der Kopfzeile, unten in der Fußzeile und über der Empfängeradresse in klein. Die letzte Position über der Adresse ist bei dem Versand per Brief wichtig. Dort ist sie im Adressfenster des Umschlags als Absenderadresse erkennbar. Deshalb müssen Sie unbedingt darauf achten, dass die ihre eigene Adresse auch über dem Empfänger zu sehen ist, auch wenn sie dort kleiner ist.
Im nächsten Schritt gilt es im Muster die Adressdaten des Empfängers der Lieferung anzupassen. Hier müssen Sie die Adresse ihres Kunden gewissenhaft hinterlegen. Achten Sie darauf, dass keine Fehler in den Angaben enthalten sind. Das kann sonst später zu Problemen führen, da eine falsche Anschrift meist nicht anerkannt wird. Zudem sollte jeder Lieferschein eine eigene Nummer erhalten. Das macht es später einfacher zuzuordnen, um welches Dokument es sich handelt, sollte der Kunde Rückfragen stellen. Außerdem ist natürlich die Kundennummer sowie das Datum zu ersetzen.
Und wird im Muster das Herzstück angegeben bzw. editiert. Nachdem alle Rahmendaten sowie Angaben zum Lieferschein selbst hinterlegt wurden wird es Zeit, die Angaben zur Lieferung selbst zu hinterlegt. Dafür wurde eine Tabelle vorbereitet, in welcher alle Positionen aufgeführt werden. In unserem Dokument wurde ein Beispiel angegeben welches mit der Stückzahl als Einheit arbeitet. Ebenso kann jedoch hier auch eine abweichende Einheit angegeben werden.
Was ist ein Lieferschein?
Der Lieferschein, der auch Warenbegleitschein genannt wird, gilt als eine Urkunde, die dem Empfänger, detaillierte Auskünfte über die empfangenen Waren gibt. Es sollen die Daten des Lieferscheins mit den tatsächlich gelieferten Waren übereinstimmen und auch der Rechnung entsprechen. Eine gesetzliche Verpflichtung des Lieferanten, einen Lieferschein den Waren beizulegen gibt es nicht. Der Lieferschein begleitet die Ware.
Lieferscheine werden immer öfter elektronisch geliefert. Der Lieferschein sollte, wenn online übermittelt, etwa zeitgleich mit der Ware eintreffen oder ihr vorausgehen. Der Lieferant übermittelt den Lieferschein als Anhang einer E-Mail oder gibt ihn direkt an den Server des Kunden. Selbstverständlich kann auch unser Musterlieferschein als E-Mail versendet werden. Hierzu muss das fertige Dokument lediglich im PDF Format gespeichert werden. Sowohl OpenOffice, LibreOffice als auch Apple Pages unterstützten dies von Haus aus.
Aufbau eines Lieferscheins
Die Angaben, die auf dem Lieferschein stehen, sind freiwillig und können nach eigenen Vorstellungen gestaltet werden. Im kaufmännischen Verkehr haben sich aber folgende Hauptangaben durchgesetzt. Die postalischen Merkmale: die Absenderadresse und die Lieferadresse. Angaben zum Versandweg zum Beispiel Angaben über den Transporteur, die Rechnungsnummer, die Bestellnummer, die Lieferscheinnummer, die Artikelnummer des Kunden und die eigene Artikelnummer. Dies ist bereits im Muster berücksichtigt.
Zudem interessant die gelieferte Menge. Weicht diese von der bestellten Menge ab, zum Beispiel wegen einer separaten Lieferung, sollte die bestelle Menge ebenfalls aufgeführt werden. Sollte keine Packliste erstellt werden, übernimmt der Lieferschein auch die Aufgaben der Packliste. Er enthält dann die Anzahl der versendeten Packstücke. Der Lieferschein wird als Packliste in dreifacher Ausfertigung erstellt. Das erste Exemplar wird vom Transporteur unterzeichnet, dass er die Waren vollständig und unbeschadet übernommen hat.
Das zweite Exemplar braucht der Spediteur, um den Empfänger, den Erhalt Ware quittieren zu lassen. Das dritte Exemplar geht an den Empfänger der Ware. Der Lieferschein wird oft an gut sichtbarerer Stelle an der Fracht angebracht. Das soll helfen, eine einfache Kontrolle zu gewährleisten.
Lieferschein und Rechnung
Es ist nicht unüblich, die Aufgaben von Lieferschein und Rechnung zu kombinieren. Die Urkunde enthält dann Angaben, wie sie für beide Dokumentenarten typisch sind. Für die Rechnung gilt, dass sie ein Dokument ist, das eine Lieferung oder Leistung abrechnet. Dabei ist es egal, wie das Dokument im Geschäftsverkehr genannt wird. Die Rechnung muss nicht bei der Ware liegen. Sie kann auf dem Postweg oder elektronisch zum Käufer gelangen. Auch unsere kostenlose Lieferscheinvorlage kann theoretisch als Rechnung genutzt werden. Einfacher geht es jedoch, wenn Sie direkt eine passende Vorlage für Rechnungen verwenden.
Aufbewahrungsfristen für den Lieferschein
Als Urkunde unterliegt der Lieferschein den gesetzlichen Bestimmungen für die Aufbewahrungsfristen. Ein Lieferschein, der Lieferungen zwischen Kaufleuten begleitet muss nach § 147 AO sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Handelt es sich bei dem Lieferschein um eine Kombination aus Lieferschein und Rechnung muss die Urkunde nach den höheren Aufbewahrungsfristen für Rechnungen verwahrt werden. Das sind 10 Jahre. Nachdem die heruntergelandene Lieferschein Vorlage angepasst wurde, sollten Sie unbedingt für jeden erzeugen Lieferschein eine Datei anlegen. Sollte es einmal benötigt werden, kann so jeder Lieferschein noch einmal ausgedruckt werden.
Eigentumsvorbehalt und Lieferschein
Im deutschen Recht wird der Eigentumsvorbehalt des Verkäufers meist mit folgendem Wortlaut im Kaufvertrag oder Lieferschein vereinbart: „Bis zur vollständigen Bezahlung des Kaufpreises bleibt die Ware Eigentum des Verkäufers“. Angewandt wird dies bei der Übergabe von beweglichen Sachen. Dies ist besonders für Geschäfte wichtig bei denen nicht sofort der komplette Verkaufspreis bezahlt wird und der Verkäufer sich somit absichern möchte. Es handelt sich dann in diesem Fall um einen Kreditkauf. Gerät der Käufer in finanzielle Schwierigkeiten und kann den vereinbarten Kaufpreis nicht begleichen, bleibt der Verkäufer weiterhin Eigentümer der Ware und kann diese vom Käufer zurückverlangen.
Eigentumsvorbehalt vereinbaren
Um dieser Vereinbarung Gültigkeit zukommen zu lassen, muss diese rechtzeitig zwischen Verkäufer und Käufer vereinbart werden, zum Beispiel in den AGB, besser aber in einem schriftlichen Kaufvertrag. Zur zusätzlichen Sicherheit sollte der Käufer beim Kauf darauf nochmals explizit hingewiesen werden. Sollte diese nur auf Lieferschein oder Rechnung vermerkt gewesen sein, so ist dies zu spät, denn der Vertrag zwischen Verkäufer und Käufer ist schon früher zustande gekommen, und zwar ohne Eigentumsvorbehalt. Ausnahmen gibt es immer, so auch hier. Stehen der Verkäufer und Käufer in längerer Geschäftsbeziehung, dann reicht es auch wenn der Eigentumsvorbehalt auf Rechnung oder Lieferschein abgedruckt ist.
Wenn der Verkäufer und der Käufer von einander abweichende AGB nutzen, kann dies ein Problem darstellen. Wenn in den AGB des Verkäufers eine Vorbehaltsvereinbarung betreffend des Eigentums aufgeführt ist, in den AGB des Käufers jedoch aufgeführt ist, dass es keine Abweichungen seiner eigenen AGB gibt, kann es sein dass der Eigentumsvorbehalt nicht gilt. So ist immer bei Vertragsabschluss für beide Seiten wichtig einen genauen Blick auf die jeweiligen AGB des anderen zu werfen. Was passiert aber wenn es eine Vorbehaltsvereinbarung gab, der Käufer jedoch die gelieferte Ware bereits an einen dritten weiter verkauft hat und dieser dritte von der Vereinbarung nichts weiß?
Es kann passieren dass die Ware dann verloren geht. Um sich für einen solchen Fall bestens vorzubereiten kann auch ein „verlängerter Eigentumsvorbehalt“ vereinbart werden. In diesem Fall kann der Käufer die Ware weiter verkaufen, der Verkäufer verliert jedoch sein Eigentum. Er hat aber Anspruch auf den Wert der Ware, der vom dritten an den Käufer geleistet wurde. Bei Geschäften mit ausländischen Kunden ist immer bei Vertragsabschluss besonders Acht zu geben, denn „andere Länder, andere Sitten“. Dies trifft nämlich auch auf die Rechtsgrundlagen im jeweiligen Land zu.
Elektronischer Lieferschein
Generell ist ein Lieferschein ein Dokument, welches über den gelieferten Artikel oder die gelieferten Waren Auskunft gibt. Dieser Lieferschein wird häufig auch als Warenbegleitschein bezeichnet. Es gibt dabei zwei verschiedene Arten von Lieferschein, den herkömmlichen Lieferschein in Papierform und den elektronischen Lieferschein. Im Idealfall müssen Ihnen die dokumentierten Waren mit dem tatsächlichen Wareneingang und auch mit den auf der Rechnung abgerechneten Zugängen übereinstimmen.
Der elektronische Lieferschein
Der elektronische Lieferschein enthält dabei Angaben wie beispielsweise die exakte Stückzahl, das Lieferdatum und das Gewicht. Der Lieferschein gilt als Urkunde. Bei Kaufleuten muss er in Deutschland gemäß § 147 AO für sechs Jahre aufbewahrt werden. Ist der elektronische Lieferschein eine Mischung zwischen Lieferschein und Rechnung gilt automatisch die höhere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Rechnungen. Bei der Erteilung eines Lieferscheins müssen Sie sich an keine gesetzlichen Vorgaben halten. Sie haben die Verpflichtung der zeitnahen Rechnungsstellung, nicht aber, dass dem Warenempfänger ein Lieferschein erteilt werden muss. Im Gegensatz zum elektronischen Lieferschein begleitet ein Schein in Papierform, den Sie zum Beispiel mit unserem Lieferschein Muster erstellen können, generell die Ware. Er kann also nicht wie die Rechnung auch getrennt von der Ware transportiert werden.
In der Praxis
In zahlreichen Branchen setzt sich allerdings zunehmend elektronische Lieferscheine durch. Begonnen hat vor allem die Automobilindustrie mit dieser Art des Warenbegleitscheins. In elektronischer Form werden die Daten schon direkt nach dem Warenversand und nach einem exakt vereinbarten Ablaufmuster über den elektronischen Datenaustausch unmittelbar an den Empfänger übermittelt. Der Empfänger weiß somit im Voraus exakt, welche Waren geliefert werden. Der elektronische Lieferschein ist also die Auflistung von Warenposten in einer elektronisch gelieferten Datei. Dabei handelt es sich hierbei also um eine Datenlieferung vom Lieferanten auf den Server des Empfängers. Es kann aber auch ein E-Mail Anhang an den Kunden sein.
Erstellung eines elektronischen Lieferscheines
Der Ablauf des elektronischen Lieferscheines erfolgt folgendermaßen: Über einen speziellen Dialog wird die Möglichkeit eröffnet, dass alle Lieferscheinpositionen oder auch die Einzelverarbeitungen automatisch bearbeitet werden, das heißt, dass die ins System geladenen Daten Zeile für Zeile abgearbeitet werden. Wurde eine Zeile entsprechend markiert, wird über das System, beispielsweise über die jeweilige Bestellnummer der Artikel gesucht und die Lieferdaten werden in das dafür vorgesehene Feld im elektronischen Kardex geschrieben. So können Sie einen kompletten Lieferschein ganz ohne manuellen Eingriff automatisch beschreiben lassen. Sie können aber wahlweise dennoch eingreifen, beispielsweise, falls das System einen Titel nicht finden kann. Dieser elektronische Lieferschein ist hauptsächlich zur Bearbeitung von größeren Liefermengen empfehlenswert. In diesem Fall ist es ein gutes Mittel zum Rationalisieren von Tätigkeitsabläufen.