Urlaubsantrag

Mann im Anzug liegt im StrandstuhlFür Angestellte und Selbstständige gilt gleichermaßen wohl Urlaub mit als die schönste Zeit im Jahr. Und das ist nicht unberechtigt. Endlich hat man mal Zeit mental „durchzuatmen“, abzuschalten, Zeit für die Familie und andere auch für eigene Hobbies. Der Erholungsurlaub ist aber nicht nur unheimlich angenehm. Er ist sogar rechtlich festgeschrieben, da eine „Auszeit“ vom Arbeitsalltag unbedingt wichtig ist. Trotzdem kann nicht jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen unkontrolliert Urlaub machen. Wenn ein Mitarbeiter einfach morgens entscheiden würde, dass er nun Urlaub hat, würde sich das auf den Ablauf im Betrieb auswirken. Außerdem kann es dann passieren, dass plötzlich eine Abteilung unterbesetzt ist. Um dies zu verhindern, muss der Urlaub angekündigt bzw. beantragt werden. Und genau da kommen wir ins Spiel. Wir informieren rund um das Thema Urlaubsantrag und bieten kostenlose Muster und Vorlagen zum Download an.

Urlaubsantrag herunterladen

Für die ganz Ungeduldigen steht in dem folgenden Beitrag , ein Urlaubsantrag in den Dateiformaten Word, PDF und OpenOffice zum Download bereit. Diesen können Sie ganz bequem per E-Mail anfordern können. Lediglich die Anmeldung zu unserem Newsletter ist erforderlich. Von diesem können Sie sich natürlich jederzeit abmelden.

UrlaubsantragDownloadlink für den Urlaubsantrag anfordern




Erholungsurlaub

Urlaub ist nicht nur eine freundliche Leistung der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer. Es ist vielmehr eine gesetzliche Regelung zur Wiederherstellung der Arbeitskraft von Mitarbeitern und Angestellten. Die bezahlte Freistellung wird im Detail durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Auch hier gibt es entsprechend für den Angestellten Rechte und Pflichten. Auf der einen Seite wird ihm das Recht zugestanden, eine bestimmte Anzahl Urlaubstage pro Jahr zur Verfügung zu haben. Diese kann er, bspw. über unser Urlaubsantrag Muster, beantragen. Insgesamt stehen ihm bei einer Vollzeitanstellung mindestens 24 Werktage zu. Gleichzeitig sind ihm jedoch auch Pflichten auferlegt. Der Jahresurlaub soll der Erholung dienen. Es ist also bspw. nicht erlaubt, während des Urlaubs eine andere Arbeit zu verrichten.

Notwendigkeit für Urlaubsanträge

Arbeitnehmer verstehen häufig nicht, wieso überhaupt ein formaler Urlaubsantrag notwendig ist. Warum kann ich als Arbeitnehmer nicht frei über meine freien Tage verfügen? Kann ich nicht einfach der Arbeit fern bleiben, wenn mir danach ist? Das nicht einfach Willkür herrschen kann, ist eigentlich logisch. Dafür sprechen auch gleich verschiedene Gründe.

Wenn ein Arbeitnehmer nicht zur Arbeit erscheint, fehlt er in der Planung. Seine Arbeitskraft steht nicht zur Verfügung. Besonders deutlich spüren dies die Kollegen, wenn ein Projekt oder Arbeiten des erkrankten Kollegen übernommen werden müssen. Das kann dringend erforderlich sein wenn Probleme gelöst werden müssen, Aufträge bis zu einer Deadline fertig sein müssen oder bereits eingeplanter Umsatz von einem Projekt abgerechnet werden muss. Solche Arbeiten können dann nicht liegen bleiben, bis der Angestellte wieder im Betrieb ist. Entweder bleiben andere Arbeiten der Kollegen liegen, oder die Kollegen müssen sogar mehr arbeiten.

Aber nicht nur ein plötzlicher Urlaubsantrag ist nicht realisierbar. Ohne Koordination, speziell auf Abteilungsebene, kann es sonst passieren, dass gleich mehrere Kollegen gleichzeitig Urlaub nehmen. In folge dessen wäre vielleicht eine Abteilung unterbesetzt. Im schlimmsten Fall liegt der Betrieb in einer Abteilung ganz still, was niemals gut ist. Bei einer Produktionskette können sogar ganze Produktionsprozesse zum erliegen kommen! Bei einzelnen Abteilungen ist der Schaden geringer, kann aber auch weitreichende Folgen haben. Wenn bspw. die IT-Abteilung unterbesetzt ist, und Workstations oder Server nicht mehr sauber arbeiten, kann sich auch dies schnell auf viele Unternehmensbereiche auswirken. Eine dauerhafte Erreichbarkeit ist also unerlässlich.

Wie man sieht, ist ein formaler Urlaubsantrag durchaus wichtig. Ob dies nun ein spezielles Formular gibt oder einfach eine formlose E-Mail ausreicht, spielt grundlegend die zweite Rolle. Wichtig ist, dass eine zentrale Stelle den Urlaub koordiniert.

Frist für Urlaubsgenehmigung

Was passiert, wenn der Chef oder Vorgesetzte nicht auf den gestellten Antrag reagiert?  Gibt es bei einem Urlaubsantrag auch eine Frist für Urlaubsgenehmigung zu beachten? Der Urlaub kann mittlerweile oft auch formlos über eine E-Mail beantragt werden. Diese unkomplizierte Lösung ist schön. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass dabei häufig Details vergessen werden. Gerade in mittleren und größeren Firmen hat es sich daher eingebürgert, ein Formular für den Urlaubsantrag anzubieten. Darauf können alle wichtigen Daten gleich beim Antrag erfasst werden. Wenn die Daten intern weitergeleitet werden, sind alle notwendigen Angaben parat. Das spart allen beteiligten Zeit. Die Verantwortlichen können in einem Durchgang auf Basis der vorliegenden Daten entscheiden. Für den Antragsteller ist es angenehmer, weil der Urlaubsantrag schneller genehmigt wird. Es sind keine Nachfragen notwendig. Es müssen keine Daten nachgereicht werden. Wie dem auch sei, Variante A ist ein schriftlicher Antrag.

Bei einem schriftlichen Antrag beträgt die Frist für Urlaubsgenehmigung in etwa 10 Tage. Verstreicht sie, muss der Antragsteller irgendwann davon ausgehen, dass der Urlaubsantrag nicht genehmigt wurde. Häufig wird vermutet, dass bei einer nicht beantworteten Urlaubsanfrage dieser stillschweigend genehmigt wurde. Das ist jedoch nicht der Fall! Achten Sie also darauf, den Antrag früh genug zu stellen. Wenn Sie zu kurzfristig planen, können Sie damit ggf. vor die Wand fahren.

Anders sieht es bei einer mündlichen Anfrage aus. Diese muss der Verantwortliche direkt beantworten, also mit ja oder nein. Wird eine Entscheidung vertagt, mit dem Hinweis das zu einem späteren Zeitpunkt eine Entscheidung folgt, kann nach etwa 7 Tagen ohne Antwort von einer Ablehnung ausgegangen werden.

Gewährung von Urlaub

Der Arbeitgeber ist gezwungen die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Stellt er diese, egal ob mit unserem Urlaubsantrag Muster oder auf anderem Wege, kann er nicht pauschal „Nein sagen“. Es können dabei allerdings dringende betriebliche Angelegenheiten Vorrang haben. Eine generelle Urlaubssperre ist für einen Zeitraum mit besonderer wirtschaftlicher Bedeutung also durchaus zulässig. Ein Beispiel ist zum Beispiel ein Blumenhändler, der seinen Angestellten vor Valentinstag oder Muttertag Urlaub verbietet, weil hier vielleicht 50% vom Jahresumsatz erzielt werden. Wer im Spielwarengeschäft arbeitet kann unter Umständen in der Weihnachtszeit Probleme mit Urlaubsanträgen bekommen, weil dort das Hauptgeschäft des Jahres erzielt wird.

Auch wenn das Unternehmen Betriebsferien macht, müssen Arbeitnehmer darauf Rücksicht nehmen. Generell sollte ohnehin der Urlaub abteilungsintern mit den Kollegen abgestimmt werden, noch bevor das Urlaubsantrag Muster ausgefüllt wird. So lassen sich Konflikte vermeiden und auf „kurzem Dienstweg“ lösen. Ist eine friedliche Klärung nicht möglich, ist der Arbeitgeber angehalten soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. So kann es zum Beispiel sein, dass ein Urlaubsantrag von einem Angestellten mit Kindern zur Ferienzeit Vorrang vor dem eines jüngeren Angestellten ohne Kinder hat.

Abgeltung von Urlaubstagen

Unter der „Abgeltung“ versteht man so viel wie die finanzielle Vergütung von Urlaubstagen, die im Gegenzug nicht genommen werden. Die Idee ist quasi ein Rückkauf von Urlaubstagen durch den Arbeitgeber. Dies ist in Deutschland nicht zulässig, da der Urlaub auch aus Sicht der Krankenversicherung wichtig für das nachhaltige Wohlergehen von Angestellten relevant ist. Die einzige Ausnahme: Besteht ein Urlaubsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, dass durch freie Tage nicht mehr ausgeglichen werden kann, darf der Anspruch abgegolten werden.

Urlaub abgelehnt? Nicht einfach selbst „frei nehmen“

Selbst wenn die Frist für Urlaubsgenehmigung eingehalten wird, kann eine negative Antwort folgen. Das ist nicht immer schön und meist eine Enttäuschung für den Angestellten. Der Begriff „sich frei nehmen“ kann, wenn der Urlaub abgelehnt wurde, durchaus wörtlich genommen werden. Das ist jedoch ein fataler Fehler. Wer unerlaubt der Arbeit fern bleibt, liefert rechtfertigende Gründe für eine außerordentliche Kündigung. Da vorab sogar ein Urlaubsantrag vorlag, der dann nachweislich abgelehnt wurde, ist es für den Arbeitgeber vor Gericht mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit auch kein Problem, die Situation mit Argumenten zu untermauern.

Urlaub verwalten: Ein einfacher Ansatz

Wenn Sie Urlaub verwalten, ist der einfachste und günstigste Ansatz eine Excel Tabelle. Die wird verwendet, um darin in irgendeiner Form Namen der Mitarbeiter und gewünschten Urlaubszeitraum festzuhalten. Im Endeffekt gibt es mehrere sinnvolle Möglichkeiten, die Tabelle aufzubauen. Welche davon gewählt wird, hängt vor allem von der Größe des Betriebs und der Anzahl der Mitarbeiter ab.

Eine erste Möglichkeit besteht darin, einfach in einer Tabelle ganz links den Namen eines Mitarbeiters zu hinterlegen. Pro Urlaubszeitraum (von / bis) wird dann eine weitere Spalte verwendet. Das funktioniert grundlegend, ist aber nur bedingt übersichtlich. Größter Nachteil: Die Urlaubstage können ggf. kollidieren. Bei einer Hand voll Mitarbeitern ist dies überschaubar. Werden es mehr, hilft dieser Ansatz nicht wirklich weiter. Dann sollten Sie beim Urlaub verwalten einen anderen Ansatz verfolgen.

Eine zweite Variante, die ebenfalls auf Excel basiert, besteht darin den Jahreskalender in Excel abzubilden. Wenn nun ein Mitarbeiter Urlaub beantragt, wird bei jedem Urlaubstag im jeweiligen Kalendertag der Name eingetragen. Sollte es zu Kollisionen bei Urlaubsanträgen kommen, ist das klar ersichtlich. Wenn Sie Urlaub verwalten gilt grundsätzlich das Prinzip „wer zuerst kommt, malt zuerst“. Es spricht aber natürlich bei einer Überschneidung nichts dagegen, wenn die Mitarbeiter dies selbst untereinander klären.

Ein großer Nachteil bleibt bei Excel allerdings: Es ist eine Datei auf einem Computer. Das hat mehrere Konsequenzen. Zum einen kann eine Festplatte mal kaputt gehen. Sie müssen als unbedingt für ein Backup sorgen. Außerdem kann, wenn die Datei nicht im Netzwerk freigegeben ist, immer nur an dem einen Computer jemand den Urlaub verwalten. Das ist natürlich unpraktisch. Abhilfe wäre bspw. die Verwendung von Google Documents. Damit können Sie die Dokumente online im Browser bearbeiten und sogar den Mitarbeitern freigeben.

Urlaubsverwaltung für Fortgeschrittene

Ein noch besserer Weg, um Urlaub verwalten zu können, besteht in speziellen Software Lösungen. Die bringen meist viele Vorzüge mit. Außerdem gibt es genug Lösungen, bei denen Mitarbeiter ihren Urlaub selbst verwalten können und auch bereits beantragten Urlaub einsehen können. In der Regel kann so auch Resturlaub abgelesen werden, ein neuer Antrag gestellt werden usw. Das erleichtert die Arbeit für den Ansprechpartner ungemein. Eine exakte Empfehlung ist schwierig zu geben, da es viele unterschiedliche Lösungen für ganz viele verschiedene Zwecke gibt. Wir empfehlen eine webbasierte Lösung einzusetzen, da die Urlaubsverwaltung dann von überall aus abgerufen werden kann.

Was gilt es noch zu beachten?

Im wirtschaftlichen Umfeld sind die Themen Urlaubsantrag, Urlaubsverwaltung und Erholungsurlaub allgemein viel komplexer als Angestellte dies häufig wahrnehmen. Es gibt eine ganze Reihe Aspekte zu beachten. Und je mehr Mitarbeiter es werden, desto schwieriger wird es auf eine passende Balance zu achten. Weitere Informationen finden Sie bspw. auch bei Staufenbiel.de zu diesem Thema.