Geschäftsbriefe

leere Umschläge für GeschäftsbriefeGeschäftsbriefe sind Anschreiben, die von einem Unternehmen versendet werden. Empfänger sind andere Unternehmen oder Privatpersonen. Der Aufbau wird in Deutschland durch die DIN Norm 5008 geregelt. Diese gilt nicht nur für Anfragen, sondern auch für spezielle Formen von Briefen, z.B. für Angebotsschreiben. Auf unserer Seite stellen wir Muster bereit, bieten Vorlagen an und geben Tipps rund um die Erstellung.

Musterbriefe herunterladen

Wir bieten Muster für Ihre Briefe an. Gerade die grundlegenden Formen lassen sich wunderbar durch Vorlagen abdecken. So versenden Sie innerhalb weniger Minuten eigene Anschreiben. Wenn Sie auf der Suche nach einer Geschäftsbrief Vorlage, Beispielen oder Muster sind, finden Sie diese auf der folgenden Seite.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

Das Handelsrecht schreibt im Handelsgesetzbuch vor, welche Angaben ein Gewerbetreibender in einem Geschäftsbrief mindestens angeben muss. Dies zu beachten ist wichtig, da man ansonsten gegen geltendes Recht verstoßen wird. Man läuft Gefahr z.B. durch Mitbewerber abgemahnt zu werden. Wir erklären ihnen welche Angaben auf gar keinen Fall fehlen dürfen.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen →

Geschäftsbriefe nach DIN 5008

Die DIN Norm 5008 regelt diverse Aspekte zur inhaltlichen Gestaltung und dem Aufbau. Die DIN Norm ist bereits älter, wurde jedoch immer wieder aktualisiert. Derzeit ist die Aktualisierung von 2011, also DIN 5008:2011, die aktuelle Version. In ihr wird definiert welche Maße der Brief einhalten muss und welche inhaltlichen Angaben gemacht werden sollten.

Geschäftsbriefe nach DIN 5008 →

Geschäftsbriefe schreiben

Wie können Sie Geschäftsbriefe schreiben, die ihre Kernaussage möglichst klar und deutlich zum Empfänger bringen? Was gilt es zu beachten? Wie formuliert man richtig? Wir geben in unserem Artikel praxisnahe Tipps zur Formulierung und zum Stil von Geschäftsbriefen. Wir helfen Ihnen ihre Schreiben im Handumdrehen effektiver zu gestalten.

Effektive Geschäftsbriefe schreiben →

Briefarten

Es gibt im geschäftlichen Umfeld diverse Briefarten, denen man immer wieder begegnet. Diese sollte man kennen und einzuordnen wissen. Welche es sind, worauf man jeweils achten muss und welche Ansprüche an die jeweilige Art des Briefes gestellt werden, beantworten wir im Artikel über die gängigen Briefarten.

Briefarten →

Geschäftsbriefe formulieren

Geschäftsbriefe zu formulieren ist manches Mal eine Gratwanderung. Zum Beispiel soll der Geschäftspartner auf durch Ihn ausgelöste Missstände hingewiesen werden, aber so direkt soll es auch nicht beschreiben sein, denn verärgert soll der Empfänger der Nachricht auch nicht werden. Wir zeigen was es zu beachten gilt.

Geschäftsbriefe formulieren leicht gemacht →

Werbebriefe sind auch Geschäftsbriefe

Die Standardbriefe begegnen Unternehmern im Alltag immer wieder. Es gibt noch eine ganz eigene Kategorie, die man nicht durch pauschale Vorlage abdecken kann. Die Rede ist vom Werbebrief. Dabei handelt es sich um spezialisierte Anschreiben, die meist an Verbraucher gesendet werden. Ziel ist bei diesem Direktmarketing der Verkauf.

Geschrieben werden sie von Spezialisten, den Werbetextern. Im englischen sind sie auch als Copywriter bekannt. Die „Copy“ ist dabei der Text selbst. Er kann online auf einer Webseite, in einer E-Mail oder als klassischer Brief verfasst werden.

Geschäftsbriefe schreiben

Sie wollen Geschäftsbriefe schreiben? Hört sich eigentlich nach etwas sehr alltäglichem an, fast schon langweilig und Routine. Doch ist dies wirklich so? Jedem, der meint dass er einen förmlichen Brief, eine E-Mail oder auch ein Fax im Schlaf erstellen könnte, sollte dies noch einmal hinterfragen. Denn ein Geschäftsbrief sagt viel mehr über einen Unternehmen und den Absender aus, als so mancher glaubt.

Inhalt und Kernaussage planen

Oft bekommt man Geschäftsbriefe in die Hand, deren Kernaussage und Informationsgehalt auch auf zwei Sätze reduziert werden könnte. Wird die eigentliche Botschaft mit zuviel Randinformationen ausgeschmückt, verwässert das eigentliche Anliegen schnell. Zudem entsteht beim Empfänger schnell der Eindruck, dass sich der Absender keine großen Gedanken gemacht hat. Denn etwas mit viel Text zu beschreiben ist einfacher, als eine Botschaft mit kurzen und präzisen Sätzen zu formulieren. Daher sollte man sich vor dem ersten Wort folgende Fragen beantworten:

  • Welches Anliegen haben ich?
  • Welches Ziel erhoffe ich zu erreichen?
  • Wer ist der Empfänger des Briefes?
  • Erwarte ich eine Antwort auf den Brief?
  • Benötigt der Empfänger Informationen um mein Anliegen zu bearbeiten?

Man sollte in der Geschäftswelt davon ausgehen, dass der Empfänger am liebsten einen kurzen Text liest. Zwei bis maximal drei kurze Absätze sollten ausreichen.

Inhalt von Geschäftsbriefen

Egal in welchen Bereich eines Unternehmens man einen Blick wirft, Geschäftsbriefe und E-Mails werden überall verfasst. Jedes Unternehmen sollte darauf achten, dass Mitarbeiter Briefe vernünftig formulieren. Die Unternehmenskommunikation repräsentiert ihr Unternehmen gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Gut also, ein wenig mehr Aufwand in das Image des Unternehmens zu investieren. Doch wie formuliert man richtig, was gilt es zu beachten?

Kurz und präzise

Statt Sätze aufzublähen und künstlich um eine gewählte Ausdrucksweise bemüht zu sein, lieber mit weniger Worten auf den Punkt kommen. Vergleichen Sie folgendes Beispiel:

so nicht: Ihre Anfrage wurde von uns eingehend geprüft und wir sind zu dem Schluss gelangt, dass das angefragte Produkt in den nächsten 4 Wochen für unsere Einkäufer am Markt leider nicht zu beschaffen sein wird.

besser: Das angefragte Produkt können wir ihnen in 4 Wochen liefern, wenn Sie jetzt vorbestellen.

Positiv formulieren

Vermeiden Sie alle negative Wörter wie „kein“, „nicht“, „leider“ oder ähnliche Begriffe die Bedauern signalisieren. Etwas positiv formuliertes stößt beim Empfänger der Information viel weniger auf Ablehnung. Zudem steht bei positiven Sätzen immer die Aussicht auf eine Lösung im Vordergrund. Wieder ein Beispiel:

so nicht: Leider kann ich mich heute nicht mehr darum kümmern.

besser: Ich notiere mir ihr Anliegen im Kalender und kümmere mich morgen Vormittag als erstes darum.

Die richtig Perspektive

Geschäftsbriefe sollten immer mit der direkten Anrede „Sie“ formuliert werden. Dadurch wird der Empfänger in den Mittelpunkt gerückt. Es wirkt freundlich, ist einprägsam und bei Handlungsaufforderungen ein wichtiges Signal. Briefe die aus der „Ich“ Perspektive erzählen erreichen den Empfänger oft nicht im gleichen Maß wie Anschreiben, die den Leser direkt ansprechen.

Die Kunst der Verführung

Wenn Sie Geschäftsbriefe erstellen, die etwas verkaufen oder bewerben sollen, müssen Sie sich mit dem Thema Verkaufstechniken befassen. Ein großer Teil davon ist die menschliche Psyche. Ein Verständnis welche „Trigger“ in einem Menschen Kaufentscheidungen beeinflussen, hilft dabei die Briefe entsprechend zu gestalten.

Dazu empfehle ich folgende zwei Bücher:

Das erste Buch ist der Klassiker wenn es um psychologische Faktoren geht. Es erklärt exakt wie Menschen zu einem Kauf verführt werden. Sie werden erstaunt sein, wie oft diese Techniken bereits auf Sie angewandt wurden.

Das zweite Buch ist ein allgemeines Buch für Verkäufer. Doch: Es ist nicht „irgendein Buch“ von „irgendeinem Autor“. In Spin Selling wird das Ergebnis einer Auswertung von über 35.000 Verkaufsgesprächen vorgestellt. Sie lernen was in der Praxis funktioniert.

Geschäftsbriefe formulieren

Natürlich ist nicht jeder Geschäftsbrief reiner Text. So können die speziellen Geschäftsbriefe wie zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und ähnliches durchaus auch weniger textlastig sein. Daher bleiben diese in der folgenden Betrachtung weitestgehend aussen vor. Dieser Artikel bezieht sich eher auf Geschäftsbriefe, in denen konkrete Anliegen in Textform spezifiziert werden. Und dies ist nicht immer einfach. Geschäftsbriefe formulieren ist manches Mal eine Gratwanderung.

Zum Beispiel soll der Geschäftspartner auf durch Ihn ausgelöste Missstände hingewiesen werden, aber so direkt soll es auch nicht beschreiben sein, denn verärgert soll der Empfänger der Nachricht auch nicht werden. Nicht ganz einfach aber mit Sicherheit einfacher als im vier Augen Gespräch, denn nicht viele Menschen besitzen die Fähigkeit, in der freien Rede auch die passenden Argumente zu finden. Da ist der Geschäftsbrief die bessere Alternative, da hier die Formulierung genau durchdacht werden kann.

Was ist zu beachten.

Es ist wichtig die auch bisher übliche Anrede beizubehalten. Wenn auch die modernen Kommunikationsmittel E-Mail und SMS den Eindruck erwecken, das Jeder gerne mit „Hallo” oder „Hi“ angesprochen wird, so ist das bei Geschäftsbriefen nicht der Fall. Die persönliche Ebene kann natürlich bei gewählten Geschäftspartnern die korrekte Variante sein, vor allem dann wenn das Gegenüber eine eher lockere E-Mail schreibt oder man ohnehin „per Du“ ist. Wenn Sie Geschäftsbriefe formulieren gilt ansonsten die Anrede „Sehr geehrter Herr……“, „Sehr geehrte Frau……“ oder auch allgemein: „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Über der Anrede wird die Betreffzeile installiert, in der Regel mit zwei Zeilenbreiten Abstand zur Anrede. Im Betreff kann auf ein bereits erfolgtes Schreiben des Geschäftspartners kurz eingegangen werden. Dies könnte so aussehen: „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom…….. möchte ich zu diesem Sachverhalt Folgendes erklären.“ Natürlich kann ein Anschreiben auch firmenintern sein, bspw. bei der Kündigung von einem Mitarbeiter. Dies ist entsprechend im Betreff hervorzuheben. Allerdings: Es wird schon seit längerer Zeit kein „Betreff: “ mehr explizit davor geschrieben.

Nach der Anrede folgt mit einer Zeilenbreite Abstand der eigentliche Inhalt des Briefes. Wie sind Geschäftsbriefe formulieren und den Inhalt möglich angemessen in Worte fassen, zeigen wir im folgenden Abschnitt.

Der Inhalt bleibt frei von Emotionen.

Geschäftsbriefe formulieren ist eigentlich ganz einfach. Für den Empfänger sind die sachlichen Inhalte ausschlaggebend. Er oder Sie wissen ja, dass es kein Liebesbrief ist, sondern ein Geschäftsbrief. Also blumige Umschreibungen vermeiden, sondern den Kern der Sache benennen. Zugegebenermaßen können Sachverhalte durchaus so kompliziert sein, dass eine Formulierung schwierig ist oder vom Empfänger falsch verstanden wird.

Dann am besten sich selbst den Sachverhalt ansehen und überlegen, wie der Empfänger es am ehesten verstehen könnte. Jedoch nicht komplizierter machen als notwendig. Handelt es sich zum Beispiel um eine Angelegenheit mit bestimmten Zeitabständen und wichtigen Terminen, dann diese mit angeben. Im Geschäftsleben richtet sich praktisch alles nach dem Terminkalender und kann dadurch auch besser nachvollzogen werden.

Geschäftsbriefe formulieren bedeutet auch sich zurückzunehmen. In der Regel will der Absender weiter in Beziehung zu dem Empfänger bleiben oder aus anderen Gründen seinen Gefühlen nicht freien Lauf lassen. Die Nachteile überwiegen so oder so, wenn der Empfänger mit unfeinen Ausdrücken bedacht wird.

Auch Sarkasmus wird nicht honoriert. In der Regel können die meisten Menschen durchaus zwischen den Zeilen lesen. Schließlich wird der Brief  mit der üblichen Schlussformel beendet:

„Mit freundlichen Grüßen“ und darunter die eigenhändige Unterschrift.